دانشگاه علوم پزشکی ایران
Iran University of Medical Sciences

دبیرخانه

 | تاریخ ارسال: ۱۳۹۶/۶/۴ | 

AWT IMAGEمسئول واحد : طاهره کاشفی 

تلفن تماس : ۸۱۱۶۳۲۵

واحد دبیرخانه تحت نظر واحد امور اداری اداره می شود.این واحد مجهز به سه سیستم کامپیوتر و دو اسکنر و دو پرینتر می باشد. در این واحد سه کارمند مسئول واحد ، خانم کاشفی، متصدی امور اداری، خانم محمدی و نامه رسان، آقای لالی از ساعت ۷:۳۰ لغایت ۱۶ مشغول انجام وظیفه می باشند.

این واحد با دو سیستم اتوماسیون اداری گام که سیستمی داخلی می باشد و سیستم اتوماسیون چارگون که مرتبط با دانشگاه علوم پزشکی تهران و بیمارستانهای تابعه می باشد مشغول بکار است.در این واحد کلیه نامه های وارده در سیستم اتوماسیون گام ثبت  و اسکن می گردد و به مدیران ارشد ارجاع می گردد و پس از بررسی و اعلام نظر مدیران به مسئولین مربوط ارسال می گردد. همچنین نامه های صادره نیز در این واحد بررسی می گردد و پس از امضا و مهر و پیوست به سازمانهای ذیربط توسط نامه رسان  یا سیستم اتوماسیون چارگون ارسال می گردد.

مهر این واحد تنها بر روی امضای ریاست و مدیریت بیمارستان زده می شود.

نامه های محرمانه در یک محیط محرمانه ثبت می گردد و فقط به رئیس بیمارستان ارجاع می شود و در یک زونکن جداگانه بایگانی میگردد.

همچنین کلیه قراردادها در این واحد توسط خانم کاشفی پس از تایید پاراف قراردادها ثبت و یک نسخه به شرکت مربوطه و یک نسخه به حسابداری ارسال می گردد.  فاکتورهای مرکز پس از تایید امضاها توسط خانم کاشفی ثبت می گردد و به واحد حسابداری ارسال می گردد . صورتجلسات کمیته ها توسط خانم محمدی ثبت و پس از ارسال یک نسخه به واحد مدیریت، ارسال نسخه الکترونیکی آن بر روی پرتال به مسئولین مربوطه ارسال میگردد. صورتجلسات متفرقه در این واحد ثبت و و به مسئولین مربوطه ارسال می گردد. کلیه مستندات مربوط به نامه ها و صورتجلسات در این واحد بایگانی می گردد.

در این  واحد نامه های هیات امنای ارزی جهت بیماران پیوندی توسط خانم کاشفی تهیه و تنظیم می گردد.

برخی نامه ها که نیاز به پیگیری از سازمانهای ذیربط دارند توسط آقای لالی پیگیری می گردد. کلیه نامه ها  و مجلات و بروشورها توسط نامه رسان در داخل بیمارستان توزیع می گردد. همچنین تعویض و اعتبار دفترچه های بیمه توسط آقای لالی انجام می شود.

در واحد دبیرخانه ، خانم محمدی با واحد کنترل کیفیت و کارگزینی همکاری نموده و همچنین کارهای بروزرسانی سایت و تایپ برخی نامه ها را نیز انجام می دهند.


دفعات مشاهده: 168 بار   |   دفعات چاپ: 18 بار   |   دفعات ارسال به دیگران: 0 بار   |   0 نظر